Het moet ergens rond mijn herfstvakantie zijn geweest. Of eigenlijk al daarvoor. Dat het was misgegaan.
Het is altijd mijn streven om voor een vakantie ‘schoon’ te zijn. Dus alle dossiers op orde, geen onbeantwoorde mails meer en alle klanten geïnformeerd. In de praktijk lukt dat natuurlijk nooit 100%. Maar je kunt altijd wat klusjes zoals afspraken doorschuiven voor na je vakantie. En als je dat de klant dan ook hebt laten weten, kun je met een goed gevoel even afschakelen. Dat was me dit jaar echter niet gelukt. Er stonden nog wel voor ruim twee weken taken in mijn werkstroom. Zeg maar twee weken post. Dus ging ik op vakantie met achterstand.
En na mijn vakantie begon ik met een congres en in de dagen erna had ik meerdere afspraken. Onder andere van die doorgeschoven klusjes. En toen zat ik zomaar op zes weken achterstand die zelfs opliep naar twee maanden. Dat was ik niet van mijzelf gewend. Ik hoorde mijzelf dingen zeggen die ik zo vreselijk vind als ik ze van verzekeraars hoor. “Nee, daar ben ik nog niet aan toegekomen. Ik heb wat achterstand.” Of: “Nee, dat is post van november en ik ben nog bezig met de post van medio september.” Of nog erger: “Ik werk momenteel op piepsysteem. Als er iemand belt of een dringende e-mail stuurt, dan behandel ik die maar als eerste.” Dat deed ik dan nog wel. Maar dat betekent dat degenen die niet piepen nog langer moeten wachten.
Niet fijn dus. Niet voor de klant maar ook niet voor ondergetekende. Doorschuiven naar collegae is geen optie. Die hebben het ook allemaal druk. Harder werken dan? Overuren? Dat werkt wel maar de kans op uitval wordt dan ook groter. Dat weet ik uit ervaring. Dus ook geen optie. En dan ben ik ook nog iemand die moeilijk ‘nee’ kan zeggen. Nee zeggen is weliswaar een reële optie maar die past niet zo bij mijn persoonlijkheid. Dat blijf ik moeilijk vinden. Verantwoordelijkheidsgevoel zit me nogal eens in de weg. Dus als een collega wat vraagt, dan maak ik tijd. En mijn telefoon uitzetten? Dat is niet klantvriendelijk. En als er zich een stagiaire aanmeld, dan wil ik die wel ontvangen. En begeleiding aanbieden. Blijken we tijdens het gesprek gewoon tweede keus. Het moet niet gekker worden!
Natuurlijk zag Cindy, mijn steun en toeverlaat - die ik vroeger, toen alles minder gecompliceerd was, nog gewoon mijn secretaresse mocht noemen - de werkstroom ook groeien. We werken immers samen. En nadat ze een paar keer zonder duidelijk antwoord had aangeboden om wat zaken over te nemen, te verzetten of over te dragen, ging ze ongevraagd dagen in mijn agenda blokken. Geen afspraken! En dat werkt dan wel. Dan voel ik me wel wat schuldig naar de klant die toch op een bezoekje had gehoopt. Maar uiteindelijk is iedereen erbij gebaat dat ik geen grote achterstand heb.
Het is altijd mijn streven om ook voor het einde van het jaar ‘schoon’ te zijn. Dus alle dossiers op orde, geen onbeantwoorde e-mails meer en alle klanten geïnformeerd. Het is begin december als ik dit schrijf. In de praktijk ben ik al afspraken naar het nieuwe jaar aan het doorschuiven. En mijn achterstand is inmiddels teruggebracht naar drie weken. En ik hoor mijzelf weer dingen zeggen die ik zo fijn vind: “Ja, ik zag uw e-mail van half november. Daar heb ik al op gereageerd hoor!” “Nee, van de verzekeraar nog geen bericht. Die zijn niet zo snel.”
